Raum- und Stundenplanung für Lehrende

Auf dieser Seite finden Sie Informationen zur zentralen Raum- und Stundenplanung der Technischen Fakultät. Einen Überblick über diesen Prozess können Sie dem unten stehenden Zeit- und Ablaufplan entnehmen. Spezielle Informationen für Lehrende, Raumverwaltende und campo-Beauftragte finden Sie unten stehend erläutert. Falls Sie Hilfestellung für ein konkretes Problem brauchen, finden Sie die Lösung dazu entweder auf der FAQ-Seite oder bei derzuständigen Ansprechperson. Nähere Informationen zum Planungstool und Hinweise für Raumplanende der Studiengänge finden Sie bei Hintergrundinformationen.

Informationen zur aktuellen Planung für das Wintersemester 2024/25:

Kontakt über tf-raumplanung@fau.de an Dr. Sonja Gebhard.

Informationen für Lehrpersonen, Modulverantwortliche und campo-Beauftragte

Ziel der zentralen Raum- und Stundenplanung der Technischen Fakultät (im folgenden Raumplanung genannt) ist die Studierbarkeit aller Studiengänge der Fakultät in allen Semestern in Einklang zu bringen mit den Raumressourcen und den zeitlichen Verfügbarkeiten der Lehrenden.

Die Raumplanung lässt sich grob in die drei Phasen Dateneingabe, Optimierung und Nachbearbeitung einteilen, wobei die Mitarbeit der Lehrenden, Modulverantwortlichen und campo-Beauftragten an der Dateneingabe und Nachbearbeitung notwendig ist. Im Folgenden finden Sie dazu

Vorbemerkungen

Relevant für die Raumplanung sind die Lehrveranstaltungsarten (Eintrag unter „Veranstaltungsart“ in den Grunddaten der semesterunabhängigen Lehrveranstaltung) Vorlesung, Vorlesung mit Übung, Tutorium, Praktikum und Übung in Nicht-Rechnerräumen, wenn sie im Vorlesungszeitraum mindestens zweiwöchentlich in campo eingetragen sind. Andere Lehrveranstaltungen (Seminare, Kolloquien, Rechner-Übungen, Blockveranstaltungen) müssen eigenständig nach Abschluss der Raumplanung (siehe Zeitplan oben) zeitlich und räumlich organisiert werden (siehe FAQ 15 und FAQ 16). Wichtige Informationen für die Raumplanung sind im mit der Lehrveranstaltung verknüpften Modul (in der Regel sind das ein Eltermodul und mehrere gleichnamige Kindmodule) hinterlegt.

Phase Dateneingabe

Essentiell für eine gelungene Raumplanung ist die Dateneingabe zu den Lehrveranstaltungen (LV) und den mit ihnen verknüpften Modulen sowie den Dozentenverfügbarkeiten („Dozentenpräferenzen“)  in campo.

Notwendige Angaben sind:

  • Lehrveranstaltung können in campo nur geplant werden, wenn sie einem Modul zugeordnet sind. Im Modul befinden sich mit „Teilnahmepflicht“ und „Einpassung in den Studienverlaufsplan“ zwei Felder, die das Studienfachkürzel aus UnivIS ersetzen. Diese Felder werden durch die Raumplaner der Studiengänge ausgefüllt bzw. gepflegt. Nur wenn  die entsprechenden Module in campo zur Verfügung stehen und mit der Lehrveranstaltung verknüft wurden, kann diese korrekt geplant werden. Weitere Informationen zur Erzeugung neuer Module finden Sie im Intranet der TF.
  • Es werden nur die Lehrveranstaltungsarten Vorlesung, Vorlesung mit Übung, Übung, Tutorium und Praktikum von der Raumplanung berücksichtigt (Eintrag unter „Veranstaltungsart“ in den Grunddaten der semesterunabhängigen Lehrveranstaltung). Es gilt, dass Pflichtpraktika in den Stundenplänen als Fixtermine berücksichtigt werden während Wahlpflichtpraktika nicht berücksichtigt werden. Die weiteren o.g. Lehrveranstaltungen, die in Hörsälen und Seminarräumen (nicht CIP-Pools, Praktikumsräume) eingetragen sind werden zeitlich und räumlich geplant. Alle anderen Lehrveranstaltungsarten und Lehrveranstaltung in CIP-Pools oder Praktikumsräume werden nicht von der Raumplanung berücksichtigt oder geplant, sondern müssen nach Abschluss der zentralen Planungen eigenständig geplant werden.
  • Lehrveranstaltung müssen über mindesten ein eingetragenes Zeitfenster (z.B. Mo 8-10 Uhr) verfügen. Tragen Sie bitte bei „Parallelgruppen/Termine“ die benötigte Anzahl an Zeitfenstern ein. Bei der Semesterübernahme können Sie anwählen, ob die Zeitfenster übernommen werden sollen. Alle Lehrveranstaltungen werden im zweistündigen Raster (8.15-9.45 Uhr; 10.15-11.45 Uhr usw.) geplant. Bitte daher die benötigten Zeitfenster in diesem Raster eintragen (z.B. „von 8.15 Uhr bis 9.45 Uhr Mittwoch wöchentlich“ und „von 10.15 Uhr bis 11.45 Uhr Freitag wöchentlich“ für eine Vorlesung mit 4 SWS und zwei Terminen). Es  erfolgt kein Auslesen der SWS-Angabe. Es werden nur wöchentlich und zweiwöchentlich eingetragene Lehrveranstaltungen im Vorlesungszeitraum berücksichtigt. Falls eine Lehrveranstaltung abweichend stattfinden soll, ist für die Planungsphase ein mindestens zweiwöchentlicher Turunur einzutragen.
  • Bei der Semesterübernahme kann gewählt werden, ob die gebuchten Räume übernommen werden sollen. Falls ein abweichender Raumwunsch vorhanden ist, soll der gewünschte Raum (der TF und H11 siehe Raumliste) in campo anfragt werden. Die Raumverwalter werden gebeten, die Raumanfrage nicht zu genehmigen. Falls  Lehrveranstaltungen in Räumen durchgeführt werden, die nicht in der Liste sind (z.B. Hörsaal ZMPT) muss die Verfügbarkeit selbst geklärt werden. Die eingetragenen Zeiten der Lehrveranstaltung in diesen Räumen werden als zeitlich fixiert behandelt.
  • Für die zeitliche Planung der Lehrveranstaltungen werden nur die Dozentenpräferenzen der Personen herangezogen, die bei „Durchführende/-r“ unter „Termin und Räume“ hinterlegt sind. Die zeitlichen Verfügbarkeiten für von der Raumplanung geplante Lehrveranstaltungen in campo können unter „Lehrorganisation“ und „Dozentenpräferenzen“ eingetragen werden (Rolle „Lehrperson“). Wie im bisher verwendeten Tool „time slot manager“ gibt es die Möglichkeit für jedes Zeitfenster nicht verfügbare („Nicht verplanen“), verfügbare („Nachrangig verplanen“) und bevorzugte Zeitfenster („Bevorzugt verplanen“) einzutragen.  Gremientermine und die Termine von nicht von der Raumplanung berücksichtigten Lehrveranstaltungen (z.B. Lehrstuhlseminare)  müssen als nicht verfügbar eingetragen werden. Die unter „Weitere Planungsparameter“ hinterlegten Werte in campo werden derzeit nicht ausgewertet. Bitte beschränken Sie die Zahl nicht verfügbarer Zeitfenster (z.B. für wiederkehrende Gremientermine) auf ein Minimum, um die Optimierungsmöglichkeiten nicht zu sehr einzuschränken. Falls Sie für Lehrveranstaltungen immer zur Verfügung stehen, sind keine Angaben in campo notwendig.
  • Für die Vergabe eines Raumes ist für Lehrveranstaltungen im Wahl- und Wahlpflichtfachbereich die Angabe „Erwartete Teilnehmer/-innen“ unter „Grunddaten der Terminserie bearbeiten“ bei „Termine und Räume“ relevant. Die Teilnehmerzahlen von Lehrveranstaltungen mit Pflichthörern (auch von Studienrichtungen) werden von der Raumplanung berechnet. Eine Meldung von Teilnehmerzahlen unter tf-raumplanung@fau.de zu Beginn einer Planung ist sinnvoll, wenn in vergangenen Semestern zu kleine Räume vergeben wurden.

Phase Nachbearbeitung

Nachdem auf Basis der vorhandenen Daten eine Optimierung durchgeführt und das Ergebnis durch die Raumplanenden der Studiengänge korrigiert wurde, werden die Planungsdaten in campo übertragen. Ab diesem Zeitpunkt werden Änderungen nur nach Rücksprache mit dem betroffenen Dozenten durchgeführt.  Im Anschluss erfolgt die Aufforderung nun alle bisher nicht geplanten Lehrveranstaltungen (v. a. Seminare und Rechnerübungen, siehe FAQ 2) anzupassen.Es können in campo nur Änderungen aufgrund von Planungsfehlern behoben werden. Änderungen am Planungsergebnis aufgrund von zuvor  nicht korrekt erfassten Daten (z.B. fehlender Eintrag bei den Dozentenverfügbarkeiten) können in campo nicht durchgeführt werden, da die entsprechenden Bearbeitungsmöglichkeiten in campo derzeit nicht zur Verfügung stehen.

Wichtige Hinweise dazu:

  • Freie Zeitfenster für Lehrveranstaltungen finden Sie, indem Sie die Stundenpläne der beteiligten Studiengänge aufrufen (siehe Abruf von Stundenplänen). Im Wahlfachbereich ist eine Festlegung einer LV oder Verlegung ohne Prüfung der weiteren Lehrveranstaltungen möglich. Wahlpflichtveranstaltungen sollen nie zeitgleich mit Pflichtveranstaltungen stattfinden, können aber untereinander überschneiden. Pflichtveranstaltungen dürfen sich nicht miteinander überschneiden (Ausnahme sind Kurse von Übungen, die mehrfach stattfinden, diese dürfen sich untereinander und mit Kursen anderer Übungen überschneiden).
  • Räumliche Festlegung bzw. Verlegung von LV: Falls eine Verlegung in einen anderen Raum notwendig sein sollte, können Sie in campo über „Raumanfrage“ geeignete Räume finden und in campo beim Raumverwalter anfragen.

Sonderfälle

  • Falls für Ihre Lehrveranstaltung nur ein Raum in Frage kommt (z.B. wegen der Vorführung von Experimenten) schreiben Sie bitte eine Nachricht, wenn Sie die E-Mail zur Eintragung aller LV in campo erhalten an die dort genannte Person.
  • Falls für Ihre Lehrveranstaltung nur ein Zeitfenster in Frage kommt, (z. B. bei Lehrbeauftragten) schreiben Sie bitte eine Nachricht, wenn Sie die E-Mail zur Eintragung aller LV in campo erhalten an die dort genannte Person. Grundsätzlich wäre die Eingabe von Dozentenverfügbarkeiten durch die Lehrperson zu bevorzugen.
  • Lehrveranstaltungen, die außerhalb des zweistündigen Rasters abgehalten werden sind derzeit Sonderfälle.
    • Für einstündige LV werden zweistündige Zeitfenster freigehalten: Bitte reduzieren Sie nach Übertragung der Planung in campo die Zeiten passend innerhalb des vorgegebenen Zeitraums.
    • Die Planung ist für bis zu vierstündige LV möglich. Sobald für eine Lehrveranstaltung ein Zeitfenster von mehr als 120 min eingetragen wird, wird ein vierstündiges Zeitfenster vergeben. Die Optimierung der Planung wird dadurch eingeschränkt. Bitte ändern Sie – wo möglich – die Zeiten für diese LV auf mehrere Termine ab (z.B. statt einer dreistündigen Vorlesung zwei zweistündige Termine).
  • 3+1 LV (3 SWS Vorlesung und 1 SWS Übung): Falls ein Vorlesungstermin mit einer Übung wöchentlich abwechselt, Sie also für eine Übung kein eigenes Zeitfenster brauchen, tragen Sie für die Übung kein Zeitfenster ein. Diese Übung wird dann nicht mitgeplant. Nach Übertragung der Planung in campo tragen Sie für die Übung einen der beiden Termine/Räume der Vorlesung und einen 14-tägigen Rhythmus ein. Ebenso für die Vorlesung.
  • Blockveranstaltungen werden, auch wenn diese während der Vorlesungszeit stattfinden, nicht geplant. Räume für diese LV müssen nach Übertragung der Planung gefunden werden (siehe FAQ 16). Sie erleichtern die Planung, wenn Sie für die Planungsphase kein Zeitfenster bei der LV eintragen.
  • Seminar-Raum belegen für nicht zentral geplante Lehrveranstaltungen: Für die Durchführung der Planung werden alle Hörsäle und Seminarräume (siehe Raumliste) als frei verfügbar angenommen. Falls Sie in Ihrem Seminarraum Zeitfenster frei halten möchten (z.B. für ein Mitarbeiterseminar) senden Sie bitte eine Nachricht, wenn Sie die E-Mail zur Eintragung aller LV in campo erhalten an die dort genannte Person.
  • Höherer Platzbedarf bei Tutorien und Hörsaalübungen: Falls Sie für eine Übung oder ein Tutorium mehr Plätze in einem Hörsaal brauchen, als Teilnehmer erwartet werden, weil Sie jede dritte Reihe freihalten möchten, schreiben Sie bitte eine Nachricht, wenn Sie die E-Mail zur Eintragung aller LV in campo erhalten an die dort genannte Person. Dann wird in der Planung ein Faktor für die erwarteten Teilnehmer eingetragen, so dass ein ausreichend großer Raum gefunden werden kann.
  • Anlegen von Kursen: Findet eine Übung/ein Tutorium mehrfach statt, sollten diese LV als Parallelgruppen der Übung/des Tutoriums angelegt sein, nicht als einzelne Lehrveranstaltungen oder als mehrere Termine einer Parallelgruppe. Die Raumplaner und später die Studierenden können sonst nicht erkennen, ob die Teilnahme an allen Terminen/Lehrveranstaltungen notwendig ist. Derzeit ist die zuvor in UnivIS verfügbare Funktion zur Kursplanung für einzelne Studiengänge nicht möglich. Falls Sie viele Übungskurse haben für viele verschiedene Studiengänge kann von der Möglichkeit Gebrauch gemacht werden, mehrere Lehrveranstaltungen anzulegen mit ggf. mehreren Parallelgruppen und diese jeweils nur einzelnen Modulen und damit Studiengängen zuzordnen (z.B. „Übung Studiengang A und B“ mit vier Parallelgruppen wird den Modulen für Studiengang A und B zugeordnet. „Übung Studiengang C und D“ mit drei Parallelgruppen wird den Modulen für Studiengang C und D zugeordnet).

Informationen für Raumverwaltende

Grundsätzlich sind an der Technischen Fakultät die in campo beim jeweiligen Raum eingetragenen Raumverwaltenden für die Genehmigung von Lehr- und Sonderveranstaltungen zuständig. Sie sorgen für eine überschneidungsfreie Belegung der Räume. Die Belegung selbst erfolgt durch eine Raumanfrage in campo  bei der Lehrveranstaltung oder Sonderveranstaltung.

Im Rahmen der zentralen Raum- und Stundenplanung der Technischen Fakultät kann in der Phase der Dateneingabe (Siehe Info für Lehrende) ein Raumwunsch durch eine Raumanfrage dokumentiert werden. Die Raumverwaltenden sollen diese Anfragen auf Genehmigung nicht bearbeiten. Ebenso sollen für die Vorlesungszeiträume in der Zukunft keine Belegungen genehmigt werden, wenn die Raumplanung noch nicht abgeschlossen ist (siehe Zeitplan). Falls es in Seminarräumen feste Belegungen z.B. durch Lehrstuhlseminare gibt, können diese in campo eingetragen werden. Sie müssen zusätzlich zu Beginn der Raumplanung an die Ansprechperson für die Raumplanung gemeldet werden, da alle Räume für die Raumplanung (siehe Raumliste) als frei angenommen werden.  Nach einer Überprüfung werden die  Zeiten dann in den Räumen von der Belegung durch die zentrale Raumplanung ausgenommen. Es erfolgt dazu ein Eintrag als Lehrveranstaltung „Zeitfenster nicht für Raumplanung TF“ im Raum.
Nach Abschluss der Raumplanung sind in campo die zentral geplanten Lehrveranstaltungen mit belegtem Raum vorhanden.
Die Raumverantwortlichen sollen vor Vorlesungsbeginn ihren Raum überprüfen und ggf. die Lehrenden sich überschneidender Veranstaltungen ansprechen. Grundsätzlich hat dabei die Lehrveranstaltung, die dem Raum durch die zentrale Planung zugewiesen wurde (siehe FAQ 1) Vorrang.
Erreichen den Raumverantwortlichen Anfragen auf eine Raumnutzung aus anderen Fakultäten (außer Mathematik für Ingenieure) bevor die Planung für das Folgesemester abgeschlossen ist, sollte dieser entweder auf die Beantwortung der Anfrage auf den Zeitraum nach der Übertragung der Planungsdaten verweisen oder die Anfrage an den Ansprechpartner der zentralen Raumplanung weiterleiten (siehe auch FAQ 18).