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Raum- und Stundenplanung für Lehrende

 

Auf dieser Seite finden Sie Informationen zur zentralen Raum- und Stundenplanung der Technischen Fakultät. Einen Überblick über diesen Prozess können Sie dem unten stehenden Zeit- und Ablaufplan entnehmen. Spezielle Informationen für Lehrende, Raumverantwortliche und UnivIS-Beauftragte finden Sie unten stehend erläutert. Falls Sie Hilfestellung für ein konkretes Problem brauchen, finden Sie die Lösung dazu entweder auf der FAQ-Seite oder beim zuständigen Ansprechpartner. Nähere Informationen zum Planungstool und Hinweise für Raumplaner finden Sie bei Hintergrundinformationen.

Informationen zur aktuellen Planung für das Wintersemester 2017/18:

 

Kontakt über tf-raumplanung@fau.de an Dr. Sonja Gebhard.

Informationen für Lehrende

Ziel der zentralen Raum- und Stundenplanung der Technischen Fakultät (im folgenden Planung genannt) ist die Studierbarkeit aller Studiengänge der Fakultät in allen Semestern in Einklang zu bringen mit den Raumressourcen und den zeitlichen Verfügbarkeiten der Lehrenden.

Die Raumplanung lässt sich grob in die drei Phasen Dateneingabe, Optimierung und Nachbearbeitung einteilen, wobei die Mitarbeit der Lehrenden an der Dateneingabe und Nachbearbeitung notwendig ist. Im Folgenden finden Sie dazu

Vorbemerkungen

Relevant für die Raumplanung sind die Lehrveranstaltungstypen Vorlesung, Tutorium, Praktikum und Übung in Nicht-Rechnerräumen, wenn sie keine Blockveranstaltungen sind. Andere Lehrveranstaltungen (Seminare, Kolloquien, Rechner-Übungen, Blockveranstaltungen) müssen eigenständig nach Abschluss der Raumplanung (siehe Zeitplan zeitlich und räumlich organisiert werden (siehe FAQ 15 und FAQ 16).

Phase Dateneingabe

Essentiell für eine gelungene Raumplanung ist die Dateneingabe zu den Lehrveranstaltungen (LV) in UnivIS (über die UnivIS-Beauftragten Ihrer Einrichtung) und in den TimeslotManager zu Ihren Verfügbarkeiten im kommenden Semester.

Notwendige Angaben sind:

  • Angabe der benötigten Zeitfenster: Alle Lehrveranstaltungen werden im zweistündigen Raster (8.15-9.45 Uhr; 10.15-11.45 Uhr usw.) geplant. Bitte geben Sie in UnivIS im Abschnitt Zeit und Ort die benötigten Zeitfenster ein (z.B. „von 8.15 Uhr bis 9.45 Uhr Mittwoch wöchentlich“ und „von 10.15 Uhr bis 11.45 Uhr Freitag wöchentlich“ für eine Vorlesung mit 4 SWS und zwei Terminen). Die genannten Termine werden als Wunschtermin des Lehrenden behandelt.
  • Angabe des bevorzugten Raumes: Der in UnivIS im Abschnitt Zeit und Ort angegebene Raum für jedes Zeitfenster wird als Wunschraum behandelt. Aufgrund der errechneten Teilnehmerzahlen (viel zu hoch oder viel zu niedrig für Wunschraum) kann dieser Raum nicht in jedem Fall zugesichert werden. Bitte geben Sie nur Räume, die der Technischen Fakultät zugeordnet sind oder H11 als Wunschraum an. Überschneidungsmeldungen können ignoriert werden.
  • Angabe der beteiligten Studierendengruppen: Über die Studienfachkürzel im Bereich Studienfächer / Studienrichtungen geben Sie an, welche Studiengänge und Studiensemester die Lehrveranstaltung (bzw. das zugehörige Module) entweder als Pflichtfach (PF), Wahlpflichtfach (WPF) oder Wahlfach (WF) besuchen. Als Wahlpflicht gilt eine LV, die Teil eines Moduls ist, das in der Fachprüfungsordnung oder einem festgelegten Katalog namentlich genannt ist, die Kategorie Wahlfach trifft zu, falls die LV im Rahmen eines Moduls wie „freie Wahl aus Department oder Universität“ gewählt werden kann. Nähere Erläuterungen zum Spezialfall Studienrichtungen (in EEI und IuK) finden Sie in FAQ 6). Bitte beschränken Sie die Angabe der Semesterzahl auf die in der FPO geregelt Anzahl (für ein Pflichtfach in der Regel 1 Semester) ein (siehe auch FAQ 10).
  • Angabe Ihrer Verfügbarkeiten: Zeitgleich mit der Aufforderung die oben genannten Daten zur LV in UnivIS einzutragen (etwa zwei Wochen nach Vorlesungsbeginn, siehe Zeitplan), erhalten Sie eine Nachricht, Ihre zeitlichen Verfügbarkeiten über den TimeslotManager einzutragen. Die Zugangsdaten bleiben über die Semester hinweg gleich, aber ihre Eingabe ist für jedes Semester neu erforderlich. Sie können unter „Manager“ jedes Zeitfenster von Mo-Sa von 8-10, 10-12 … 18-20 Uhr auf „verfügbar“, „bevorzugt“ oder „nicht verfügbar setzen“ (Bild). Schließen Sie Ihre Eingabe durch Speichern ab. Bitte beschränken Sie die Zahl nicht verfügbarer Zeitfenster (z.B. für wiederkehrende Gremientermine) auf ein Minimum, um die Optimierungsmöglichkeiten nicht zu sehr einzuschränken. Falls Sie für Lehrveranstaltungen immer zur Verfügung stehen, sind keine Angaben im TimeslotManager notwendig. Über den Link „Einstellungen“ auf der Start-Seite des TimeslotManagers haben Sie die Möglichkeit anzugeben, zu wie vielen Zeitfenstern pro Tag Sie LV durchführen möchten. Die Angabe ist als Hinweis für die Optimierung zu verstehen und nicht bindend. Wenn Sie eher viele Lehre-freie Tage bevorzugen, geben Sie bitte eine hinreichend große Zahl an, z.B. 4 oder 5. Wenn Sie Ihre Lehre lieber auf mehrere Tage aufteilen wollen, geben Sie bitte 1 oder 2 an.

Phase Nachbearbeitung

Nachdem auf Basis der vorhandenen Daten eine Optimierung durchgeführt und das Ergebnis bereits durch die Raumplaner korrigiert wurde, wird dieses zur Prüfung an die Lehrenden in Form eines links auf ein Test-UnivIS versendet. Ab diesem Zeitpunkt werden Änderungen nur nach Rücksprache mit dem betroffenen Dozenten durchgeführt. Nach Einarbeitung der Korrekturwünsche werden Zeit und Ort der geplanten Lehrveranstaltungen aus dem Test-UnivIS in das Produktiv-UnivIS übertragen. Im Anschluss erfolgt die Aufforderung nun alle bisher nicht geplanten Lehrveranstaltungen (v. a. Seminare und Rechnerübungen, siehe FAQ 2) anzupassen.

Wichtige Hinweise dazu:

  • Freie Zeitfenster für Lehrveranstaltungen finden Sie, indem Sie die Stundenpläne der beteiligten Studiengänge aufrufen (siehe Stundenplan für Studierende). Im Wahlfachbereich ist eine Festlegung einer LV oder Verlegung ohne Prüfung der weiteren Lehrveranstaltungen möglich. Wahlpflichtveranstaltungen sollen nie zeitgleich mit Pflichtveranstaltungen stattfinden, können aber untereinander überschneiden. Pflichtveranstaltungen dürfen sich nicht miteinander überschneiden (Ausnahme sind Kurse von Übungen, die mehrfach stattfinden, diese dürfen sich untereinander und mit Kursen anderer Übungen überschneiden).
  • Räumliche Festlegung bzw. Verlegung von LV: Falls eine Verlegung in einen anderen Raum notwendig sein sollte, fragen Sie bitte den betroffenen Raumverantwortlichen an, ob eine Nutzung möglich ist. Eine Anleitung zum Finden freier Räume finden Sie in FAQ 16.

Sonderfälle

  • Falls für Ihre Lehrveranstaltung nur ein Raum in Frage kommt (z.B. wegen der Vorführung von Experimenten) schreiben Sie bitte eine Nachricht, wenn Sie die E-Mail zur Eintragung aller LV in UnivIS erhalten an die dort genannte Person.
  • Falls für Ihre Lehrveranstaltung nur ein oder wenige Zeitfenster in Frage kommen, (z. B. bei Lehrbeauftragten) schreiben Sie bitte eine Nachricht, wenn Sie die E-Mail zur Eintragung aller LV in UnivIS erhalten an die dort genannte Person. Es wird dann entweder die Zeit der LV fixiert oder ein entsprechender TimeslotManager-Eintrag erzeugt.
  • Lehrveranstaltungen, die außerhalb des zweistündigen Rasters abgehalten werden sind derzeit Sonderfälle.
    • Für einstündige LV werden zweistündige Zeitfenster freigehalten: Bitte reduzieren Sie nach Übertragung der Planung in UnivIS die Zeiten passend innerhalb des vorgegebenen Zeitraums.
    • Für mehrstündige LV müssen im Rahmen der Nachbearbeitung passende Zeitfenster händisch gesucht werden. Bitte ändern Sie – wo möglich – die Zeiten für diese LV auf mehrere Termine ab (z.B. statt einer dreistündigen Vorlesung zwei Termine).
  • 3+1 LV (3 SWS Vorlesung und 1 SWS Übung): Falls ein Vorlesungstermin mit einer Übung wöchentlich abwechselt, Sie also für eine Übung kein eigenes Zeitfenster brauchen, tragen Sie für die Übung keine Zeit und keinen Raum ein (es erscheint in UnivIS bei Zeit und Ort „nach Vereinbarung“). Diese Übung wird dann nicht mitgeplant, nach Übertragung der Planung in UnivIS tragen Sie für die Übung einen der beiden Termine/Räume der Vorlesung und einen 14 tägigen Rhythmus ein.
  • Blockveranstaltungen werden, auch wenn diese während der Vorlesungszeit stattfinden, nicht geplant. Räume für diese LV müssen nach Übertragung der Planung in UnivIS gefunden werden (siehe FAQ 16). Sie erleichtern die Planung, wenn Sie für die Planungsphase keine Zeit und keinen Raum bei der LV eintragen.
  • Seminar-Raum belegen für nicht zentral geplante Lehrveranstaltungen: Für die Durchführung der Planung werden alle Hörsäle und Seminarräume als frei verfügbar angenommen. Falls Sie in Ihrem Seminarraum Zeitfenster frei halten möchten (z.B. für ein Mitarbeiterseminar) senden Sie bitte eine Nachricht, wenn Sie die E-Mail zur Eintragung aller LV in UnivIS erhalten an die dort genannte Person.

Informationen für Raumverantwortliche

Grundsätzlich sind an der Technischen Fakultät die in UnivIS beim jeweiligen Raum genannten Raumverantwortlichen für die Nutzungsgenehmigung eines Raumes für Lehr- und sonstige Veranstaltungen zuständig. Sie nehmen Reservierungswünsche entgegen und sorgen für eine überschneidungsfreie Belegung der Räume. Die Belegung selbst erfolgt durch Eintragen des Raumes bei einer Lehrveranstaltung oder einem Termin in UnivIS durch den Nutzer des Raumes.

Im Rahmen der zentralen Raum- und Stundenplanung der Technischen Fakultät kann in der Phase der Dateneingabe (Siehe Info für Lehrende) ein Raumwunsch durch einen Eintrag in UnivIS dokumentiert werden. Bei diesen Eintragungen der Lehrenden (ohne Rücksprache mit den Raumverantwortlichen) sollen Überschneidungsmeldungen in UnivIS ignoriert werden, so dass bis zum Zeitpunkt der Übertragung der Planungsdaten in UnivIS (siehe Zeitplan) Überschneidungen auftreten können. Diese Überschneidungen werden sofern es sich um zentral geplante LV handelt durch die Überspielung der Planungsdaten aufgelöst. Andere Überschneidungen (z. B. mit Seminaren) müssen von den Lehrenden in der Phase der Nachbearbeitung gelöst werden. Die Raumverantwortlichen sollten dennoch vor Vorlesungsbeginn ihren Raum überprüfen und ggf. die Lehrenden sich überschneidender Veranstaltungen ansprechen. Grundsätzlich hat dabei die Lehrveranstaltung, die dem Raum durch die zentrale Planung zugewiesen wurde (siehe FAQ 1) Vorrang.

Erreichen den Raumverantwortlichen Anfragen auf eine Raumnutzung aus anderen Fakultäten bevor die Planung für das Folgesemester abgeschlossen ist, sollte dieser entweder auf die Beantwortung der Anfrage auf den Zeitraum nach der Übertragung der Planungsdaten verweisen oder die Anfrage an den Ansprechpartner der zentralen Raumplanung weiterleiten (siehe auch FAQ 18).

 

Informationen für UnivIS-Beauftragte

Die in UnivIS angegebenen Daten zu Lehrveranstaltungen sind von entscheidender Bedeutung für die zentrale Raum- und Stundenplanung der Technischen Fakultät. Der UnivIS-Beauftragte jeder Einrichtung spielt daher eine wichtige Vermittlerrolle zwischen den Wünschen der Dozenten einerseits und den Anforderungen der Raumplanung andererseits.

Über die Hinweise für Lehrende zum Ablauf der Raumplanung, den notwendigen Eintragungen und Sonderfällen hinaus können UnivIS-Beauftragte noch durch Beachtung der folgenden Punkten an einem reibungslosen Ablauf der Raumplanung mitwirken.

  • Zuordnung Übung zu Vorlesung: Die Zuordnung einer Übung zur Vorlesung ist notwendig um im Wahlbereich auszuschließen, dass Vorlesung und Übung gleichzeitig stattfinden. Bitte ordnen Sie daher jede Übung und jedes Tutorium einer Vorlesung zu (siehe auch UnivIS-Dokumentation5.4.2)
  • Teilnehmerzahl und Raumgröße: Die für eine LVbenötigte Raumgröße wird aus den voraussichtlichen Teilnehmerzahlen errechnet. Dabei werden für Studiengänge, die die LV als Pflichtveranstaltung besuchen alle, bei Besuch als Wahlpflicht und Wahl nur Anteile als tatsächliche Teilnehmer angenommen. Die in UnivIS angezeigten Teilnehmerzahlen (in der Innenansicht in Klammern hinter den Studienfachkürzeln, sowie nach der Auflistung aufsummiert nach Pflicht, Wahlpflicht und Wahlfach) sind die abgeschätzten Studienanfängerzahlen (Achtung grobe Schätzung bis zum Vorlesungsbeginn) sowie die mit den erwartbaren Abschlägen errechneten höheren Fachsemester auf Basis der aktuellen Einschreibezahlen (relativ gute Schätzung).
  • Höherer Platzbedarf bei Tutorien und Hörsaalübungen: Falls Sie für eine Übung oder ein Tutorium mehr Plätze in einem Hörsaal brauchen, als Teilnehmer erwartet werden, weil Sie jede dritte Reihe freihalten möchten, schreiben Sie bitte eine Nachricht, wenn Sie die E-Mail zur Eintragung aller LV in UnivIS erhalten an die dort genannte Person. Dann wird in der Planung ein Faktor für die erwarteten Teilnehmer eingetragen, so dass ein ausreichend großer Raum gefunden werden kann.
  • Anlegen von Kursen: Findet eine Übung/ein Tutorium mehrfach statt, sollten diese LV als Kurse der Übung/des Tutoriums angelegt sein, nicht als einzelne Lehrveranstaltungen oder als mehrere Termine einer Lehrveranstaltung. Die Raumplaner und später die Studierenden können sonst nicht erkennen, ob die Teilnahme an allen Terminen/Lehrveranstaltungen notwendig ist. Bitte legen Sie alle Kurse mit einem Zeitfenster (z.B. 8.15-9.45 Mo wöchentlich) an und einem Raum an. Alle LV, die ohne Zeitangabe in UnivIS eingetragen sind, werden nicht mitgeplant.
  • Oft sind mehrere Studiengänge und/oder –semester an einer Lehrveranstaltung mit mehreren Kursen beteiligt. Teilen Sie dann bitte die Studiengänge auf möglichst wenige Kurse (innerhalb der von Ihnen gewünschten Kursgröße bzw. maximalen Kursanzahl) auf, so dass für einen einzelnen Studiengang möglichst wenige passende Zeitfenster gefunden werden müssen. Je mehr Studierendengruppen Sie für einen Kurs freigeben (durch Setzen der Häkchen im Änderungsmodus des jeweiligen Kurses) desto schwieriger ist eine Terminfindung für diesen Kurs.
    Beispiel:
    Geplante Kursgröße ist 30 Teilnehmer;
    Studiengang A 60 erwartete Teilnehmer,
    Studiengang B 80 Teilnehmer,
    Studiengang C 10 Teilnehmer;
    Zuteilung zu Kurs 1: Studiengang A,
    Kurs 2: Studiengang A,
    Kurs 3: Studiengang B,
    Kurs 4: Studiengang B,
    Kurs 5: Studiengang B und C
    Die benötigte Raumgröße wird aus den Teilnehmerzahlen der Studiengänge und ihrer Aufteilung auf die Kurse berechnet.
  • Bitte tragen Sie Zeiten von Lehrveranstaltungen, die als fixiert behandelt werden (Praktika, LV anderer Fakultäten außer Mathematik) im üblichen zweistündigen Raster (8-10, 10-12 usw.) so ein, dass möglichst wenige Zeitfenster benutzt werden (z.B. vierstündiges Praktikum von 8-12 Uhr statt 9-13 Uhr).